在精密加工制造行業(yè)，招工難、用工流程復(fù)雜度高的行業(yè)管理特色尤為突出，用友U8-HR助力日本日本精密光學(xué)(大連)有限公司，通過信息化管理手段，提高了勞動力規(guī)劃，從而再塑精密制造產(chǎn)業(yè)管理。3000多員工，從事專業(yè)的精密光學(xué)關(guān)聯(lián)產(chǎn)品制造，對于管人而言不是一件輕松事。為什么這樣說呢?要知道，在中國有的是上萬人的制造企業(yè)不在少數(shù)。
對于3000多員工的日本日本精密光學(xué)(大連)有限公司而言，人員數(shù)量似乎并不是一件多么了得的數(shù)量級，然而令普通人無法想象的是，這家日本日本精密光學(xué)株式會社的在大連投資成立的全資子公司，所從事的是高精密制造,其復(fù)雜程度和對工人的素質(zhì)要求非常嚴格。
招工難，用工復(fù)雜度高，這一精密加工制造產(chǎn)業(yè)特色突出，日本日本精密光學(xué)(大連)有限公司通過上線實施用友U8-HR，為企業(yè)用工發(fā)展提供了保障。
精密加工制造人力難點
常人無法體味到兩點，一是3000多高素質(zhì)員工有多難招?二是3000多高素質(zhì)員工有多難管。這不是一家勞動密集型的毛紡類企業(yè)，日本精密光學(xué)(大連)有限公司所從事專業(yè)的精密光學(xué)產(chǎn)品制造,要求工人需要具備非常專業(yè)的素質(zhì)和能力。例如光學(xué)知識,高精密機加工水平等。用最通俗的話講，可能更便于理解，那就是“教授級八級工在全國有多難找”。
日本日本精密光學(xué)(大連)有限公司可能就面臨這樣的招工難點。利用百度隨意搜索一下“日本精密光學(xué)(大連)有限公司”的關(guān)鍵詞，會發(fā)現(xiàn)大量招聘信息呈現(xiàn)其中。由于其從事行業(yè)的特殊性，日本精密光學(xué)(大連)有限公司是一家不患銷路，而患生產(chǎn)一線員工能力的公司。
和所有高精密制造企業(yè)一樣，人成了企業(yè)發(fā)展的重要因素之一。
總結(jié)而言，企業(yè)HR管理面臨4大管理難點：
1、用EXCEL管理人事數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)無法協(xié)同。上線用友U8-HR之前一直采用Excel管理人事數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)孤島多，部門之間HR相關(guān)業(yè)務(wù)無法協(xié)同，不能支持人力資源管理水平提升及公司發(fā)展的需要。
2、考勤問題有“三多”，效率低且易出錯。日本精密光學(xué)(大連)有限公司作為大型生產(chǎn)企業(yè)，人員眾多，考勤有“三多”：考勤人員多、考勤班次多、異常處理多，手工處理模式下考勤只能以開放、自覺為主，難以進行高效管控，月底通過郵件上傳考勤數(shù)據(jù)，匯總、計算和核對的工作量極大，處理效率低且易出錯。
3、大量事務(wù)性工作纏身，無暇關(guān)注管理改進。每月HR部門有大量時間忙于統(tǒng)計考勤計算薪資等事務(wù)性工作，無法抽身關(guān)注管理的改進和效率的提升，HR人員工作勞累且枯燥。
4、難以控制合法用工風險。生產(chǎn)一線經(jīng)常需要根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)安排加班，手工處理難以對考勤歷史記錄進行準確詳細統(tǒng)計，無法根據(jù)生產(chǎn)人員已加班時間的多少來合理安排加班，容易發(fā)生月加班時間超過36小時的違規(guī)情況。同時因公司人員眾多，難以確切掌握合同到期情況以及時辦理合同續(xù)簽等手續(xù)，給依法用工帶來風險，埋下勞資糾紛的隱患。
信息化破解管理難點
在用友U8-HR建設(shè)中，立足于日本精密光學(xué)(大連)有限公司的現(xiàn)狀和信息化建設(shè)的需求，將人力資源系統(tǒng)信息化建設(shè)分為三個階段：一期著眼于基礎(chǔ)平臺建設(shè)和提升事務(wù)性工作處理效率，導(dǎo)入人事信息管理、報表管理、薪資管理、考勤管理、人事合同管理、保險福利管理等關(guān)鍵功能模塊;二期著眼于流程規(guī)范和管理優(yōu)化，在基礎(chǔ)應(yīng)用成熟的基礎(chǔ)之上進一步優(yōu)化人事管理、考勤、排班制度，借助新版本進行整體升級;三期將進一步導(dǎo)入績效管理、培訓(xùn)管理、員工自助平臺、經(jīng)理自助平臺等功能模塊，為企業(yè)與員工提供增值服務(wù)，真正形成HR系統(tǒng)的全員應(yīng)用。
針對任職生涯全周期信息管理，用友U8-HR提供靈活定義員工檔案結(jié)構(gòu)，完整記錄員工從進入單位、發(fā)生變動到離職的全過程的歷史信息;針對人員變動較為頻繁的狀況，支持調(diào)動、離職等人員變動的批量處理。
針對分布式考勤管理模式，分散工作，提升效率，有效監(jiān)控。借助用友U8-HR系統(tǒng)，大連日本實行分布式考勤管理模式，人事總務(wù)制定考勤規(guī)則，各部門考勤專員參與交互，負責排班、考勤單據(jù)錄入等具體事務(wù)，人事總務(wù)負責審核和異常情況的處理。
針對支持設(shè)置復(fù)雜的考勤規(guī)則和多種考勤班次。用友U8-HR系統(tǒng)將企業(yè)法定節(jié)假日、公休日、本公司特殊休假一次性設(shè)入系統(tǒng)形成工作日歷，按工作日歷執(zhí)行出勤。
用友U8-HR系統(tǒng)設(shè)置多種加班規(guī)則處理特殊加班，進行加班控制。設(shè)置串休(換休)、殘業(yè)加班、休出加班、深夜/早出/午休加班等各種特殊加班業(yè)務(wù)，計劃加班時間自動與實際打卡時間進行比對取最小值，大大減少加班時間核對工作，加班超過36小時系統(tǒng)自動提醒。
用友U8-HR系統(tǒng)將考勤與薪資數(shù)據(jù)的無縫傳遞。考勤結(jié)果直接進入薪資系統(tǒng)參與計算，實現(xiàn)考勤數(shù)據(jù)與薪資數(shù)據(jù)的實時無縫連接，減少數(shù)據(jù)傳遞發(fā)生的錯誤，提高薪資計算效率。
穿透管理難點 提升管理價值
通過信息化工具用友U8-HR，企業(yè)解決了管理環(huán)節(jié)中，遇到的一個又一個管理難點，幫助人力資源經(jīng)理和業(yè)務(wù)一線經(jīng)理很好地解決了用工問題。同時，伴隨著管理水平的提升，用友U8-HR應(yīng)用價值也逐步讓大連日本感受到更為重要的作用。即：人力資源管理角色開始發(fā)生轉(zhuǎn)變，體現(xiàn)出更多戰(zhàn)略性價值的傳遞，管理能力提升;同時更為靈活的人事、考勤、排班解決方案和體系化的薪酬激勵管理模式，開始在大連日本成為現(xiàn)實;深層次應(yīng)用人力資源數(shù)據(jù)，開始為企業(yè)決策提供支持。
首先，在日本精密光學(xué)(大連)有限公司內(nèi)部消除信息孤島，建立統(tǒng)一的HR業(yè)務(wù)平臺。HR工作集中在同一平臺上操作，實現(xiàn)“一個入口”、“數(shù)出一門”，人事信息在多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的實時共享，薪酬管理崗、員工關(guān)系崗、人事管理崗、業(yè)務(wù)部門面對的都是同一套人事信息。
其次，企業(yè)理順并搭建了企業(yè)的組織架構(gòu)及崗位體系，為建立全面人力管理體系奠定了基礎(chǔ)。業(yè)務(wù)組織的理順，崗位職責的厘清，是企業(yè)有效營運的基礎(chǔ)，也是全面人力資源管理體系搭建的基礎(chǔ)。借助系統(tǒng)的應(yīng)用，大大縮短了該進程推進時間，并有利于從管理職責上加以區(qū)分。
同時，企業(yè)采用了分布式考勤管理模式，大大提高了考勤統(tǒng)計等事務(wù)性工作效率，并形成有效監(jiān)控。借助U8-HR系統(tǒng)實行分布式考勤管理模式，人力資源部與各業(yè)務(wù)部門各司其職，協(xié)同工作，大大提高了工作效率，同時人力資源部可以借助系統(tǒng)對考勤異常進行有效監(jiān)控。實現(xiàn)事前控制，規(guī)避超時加班風險。借助系統(tǒng)根據(jù)勞動合同法預(yù)置的預(yù)警規(guī)則，可實現(xiàn)事前控制，在安排加班前即可掌握加班狀況，合理安排加班時間，規(guī)避超時風險。
用友U8-HR為企業(yè)降低了法律風險，提高員工滿意度。系統(tǒng)提供的預(yù)警功能，對合同到期、員工轉(zhuǎn)正、員工生日等事件提供提前通知的功能，及時與員工簽訂適當?shù)膭趧雍贤?，降低法律風險，對員工生日等事件的提醒可以對員工進行人性化的關(guān)懷，有助于提供員工滿意度。
日本精密光學(xué)(大連)有限公司總務(wù)部人事課金哲久感言：信息化讓我們解脫出更多精力來考慮更多管理上的改進，同時借助信息化工具我們實現(xiàn)了事前控制、事后跟蹤，將用工風險規(guī)避在發(fā)生以前，讓每一個人事信息有跡可循，這對于當前高素質(zhì)員工的管理，是至關(guān)重要的。
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